Excel çoğu işletmenin ilk aracıdır ve bunda yanlış bir şey yok. Hızlıdır, tanıdıktır, herkes kullanabilir. Soru, Excel'in kötü olup olmadığı değil; işinizin onu ne zaman aştığıdır.
Sınırı gösteren işaretler
Birkaç durum, tablonun artık yetmediğini gösterir. Aynı dosyayı birden fazla kişi aynı anda düzenlemeye çalışıyorsa, dosyanın birkaç kopyası dolaşıyorsa ya da "son sürüm hangisi" sorusu sık sık soruluyorsa, bir sınıra yaklaşıyorsunuzdur.
Bir diğer işaret, formüllerin bir kişiye bağlı olmasıdır. O kişi olmadığında tabloya dokunmaya kimse cesaret edemez. Ayrıca kimin neyi değiştirdiği takip edilemiyorsa, hata yapıldığında geri dönmek zorlaşır.
Geçiş nasıl yapılır?
En güvenli yol, Excel'i bir anda bırakmak değil, onu bir süre yanında tutmaktır. Önce tablodaki hangi sütunların gerçekten kullanıldığına bakın. Çoğu dosyada işe yaramayan ve kimsenin hatırlamadığı alanlar birikir.
Sonra en çok sorun çıkaran tek bir süreci seçin; örneğin sipariş takibi. Bu süreci bir uygulamaya taşıyın, geri kalanı yerinde bırakın. Ekip yeni düzene alıştıkça sıradaki süreci ekleyin.
Veriyi unutmayın
Geçişin en önemli kısmı eski verinin temizlenmesidir. Aynı müşterinin üç farklı yazımı varsa, yeni uygulama da üç müşteri gösterir. Bu yüzden taşımadan önce kısa bir temizlik yapmak sonradan çok zaman kazandırır.
Geçiş sırasında ekibe "Excel yasak" demek yerine, yeni düzenin onların hangi işini kolaylaştırdığını göstermek daha etkilidir. Biri tabloyu açıp aynı işi uygulamada daha kısa sürede yaptığını gördüğünde, alışma isteği kendiliğinden gelir. Alışma süresinde yaşanan küçük aksaklıkları not alıp birlikte düzeltmek de güveni artırır.
Geçişten sonra eski dosyayı silmek yerine salt okunur olarak saklamak da iyi bir güvencedir.
Excel'den uygulamaya geçmek bir yarış değil. Amaç, ekibin rahat ettiği hızda, bilginin tek bir yerde ve güvenle durduğu bir düzene varmaktır.