"Hazır bir program alalım mı, yoksa bize özel mi yazdıralım?" sorusu, yazılıma ilk yatırım yapan her işletmenin karşısına çıkar. Doğru cevap her işletme için aynı değildir. İşin güzel yanı, karar vermek için çok teknik bilgiye gerek yoktur.
Hazır yazılımın güçlü yanı
İşinizin çoğu sektörünüzdeki herkesle aynıysa, hazır yazılım genellikle mantıklı bir başlangıçtır. Hemen kullanılır, birçok işletmenin ihtiyacına göre düşünülmüştür. Örneğin standart muhasebe işleri için çoğu zaman hazır bir çözüm yeterlidir.
Zayıf yanı şudur: yazılım size uymazsa, siz yazılıma uymak zorunda kalırsınız. Kullanılmayan sekmeler, geçici çözümler ve yine açılan Excel dosyaları bunun işaretidir.
Özel yazılımın güçlü yanı
İşinizde sizi rakiplerinizden ayıran bir yöntem varsa ve hazır programlar bunu karşılamıyorsa, özel yazılım düşünülebilir. Yazılım işinize göre şekillenir, ekibin alışkanlıklarını dikkate alır. Karşılığında daha fazla hazırlık ve karar gerektirir.
Beş soru
- İşiniz sektördeki diğerlerinden hangi noktada ayrışıyor?
- Hazır programda hangi işleri hâlâ elle yapıyorsunuz?
- Bu süreç sizin için ne kadar kritik?
- Mevcut araçlarla bağlantı kurmak gerekecek mi?
- Yazılımı kimin yöneteceği ve geliştireceği belli mi?
Bir başka nokta, yazılımın sizi kime bağladığıdır. Hazır bir programda verilerinizi dışarı alabiliyor musunuz? Özel yazılımda kaynak bilgisine ve gelecekteki güncellemelere nasıl erişeceksiniz? Bu soruların cevabını satın almadan önce netleştirmek, yıllar sonra yaşanabilecek sıkışmayı önler.
Karar verirken yalnızca ilk maliyete bakmak yerine, yazılımı kullandıkça ortaya çıkacak zaman kaybına da bakmak daha dengeli bir resim verir. Bu hesabı kabaca bile olsa yapmak karar sürecini kolaylaştırır.
Bu soruların cevapları, tek bir doğru yönü işaret etmeyebilir. İkisini birlikte kullanmak da mümkündür: standart işler için hazır, farklı işler için özel bir çözüm. Karar vermeden önce ihtiyacı yazıya dökmek, her iki yolda da size zaman kazandırır.